Den her uendelige krise, som verden har bevæget sig ind i, har allerede haft store konsekvenser for mange virksomheder. De generelle prisstigninger og det dårlige klima på finansmarkedet har da også påvirket jeres virksomhed. Konkret har den medført, at I må flytte virksomheden til mindre præmisser. Det er simpelthen for dyrt at varme kontorerne op i de fine lokaler – ligesom huslejen er steget – gevaldigt. I har også været nødt til at fritstille nogle af medarbejderne – desværre. Det var svært – og håbet er, at I snart kommer tilbage til mere normale tilstande, så I kan få nogle af dem med tilbage i virksomheden. Hvis de altså ikke har fundet et andet job i mellemtiden.

Vi flytter

Det har været svære beslutninger at skulle tage. Men nu befinder I jer altså i en fase, hvor det handler om, at virksomheden skal overleve. Derfor skal I flytte kontorerne – til mindre og billigere præmisser. Og medarbejderne må affinde sig med, at der ikke kan være et kontor til hver enkelt. Nogle må sidde sammen – to eller tre i samme rum. Det kræver omstilling og villighed til at kæmpe. Lige i disse dage kæmper i med selve flytningen. Det er altid svært at flytte en virksomhed. Der er en masse inventar og kontormøbler, der skal flyttes, men der er også mange dokumenter og sagsmapper, der skal flyttes. De sidste – sagsmapperne – er nok det værste. I er jo forpligtiget til ikke kun at opbevare dem elektronisk – de skal også opbevares i hardcopy form. Indtil nu har I haft dem stående nede i det brandsikre bibliotek. Arkiveringssystemet er simpelt: Efter sagstype og dato for, hvornår sagen blev afsluttet.

Godt flyttefirma

Flyttefirmaet fra Aalborg har heldigvis forstået, hvor vigtigt det er for jer, at sagsmapperne bliver flyttet på en måde, så det er nemt for jeres bibliotekar at få dem arkiveret korrekt igen. Det nye – men mindre bibliotek – er også brandsikret – heldigvis.

Heldigvis er det professionelle folk, der arbejder i flyttefirmaet. De har faktisk godt styr på alt det her med at vejlede medarbejderne om, hvordan de skal pakke deres ting ned, og mærke kasserne, så det vil blive nemt for dem at komme på plads i de nye kontorer. De har også tilbudt at sørge for, at belysningen bliver installeret korrekt, så ingen kommer til at sidde ved en skærm, uden at der er tilstrækkeligt lys. Det er jo vigtigt med lys – også i dagtimerne. De mindre kontorer betyder også, at der vil være mindre lysindfald fra vinduerne. I har nogle arbejdsborde og kontorstole i overskud. Det er klart. Hvad skal der ske med de møbler? Skal de sælges, eller vil I have dem til opbevaring i Aalborg? Det er forholdsvis nye og moderne møbler. Ville det ikke være en skam at skulle skille sig af med dem? Håbet er jo, at I får de afskedigede medarbejdere tilbage snart.

Dette her er kun en midlertidig fase. I har derfor valgt at sige ja tak til flyttefirmaets tilbud om at få kontorinventaret opmagasineret hos dem. Selve flytningen vil ske i den kommende weekend, så alle kan komme godt på plads i løbet af mandagen.

Endeligt. Det nye rådhus står færdigt. Det har taget sin tid. 1 års forsinkelse i byggeriet har kostet dyrt. Men nu er det klar. Og et større arbejde med logistik og flytning kan begynde. I har en idé om, at selve flytningen af alle rådhusets afdelinger vil tage en lille månedstid.

Flyttefirmaet i Århus

I første etape handler det om, at I får flyttet alle afdelingerne, der har relation til kommunens borgere: Det drejer sig om afdelingerne for beredskab, miljø og natur, kultur og fritid, ældre sundhed og sygdom, uddannelse, bolig og trafik. I vægter meget, at borgerne ved, at I er der for dem – altid. Senere kan afdelingerne, der har med erhverv at gøre komme. Der er ligesom lidt større tålmodighed fra de erhvervsdrivende. I er dog ikke helt glade for, at de afdelinger bliver lidt forsinkede. Så I har besluttet at flytte de afdelinger der her meget at lave, samtidigt med det første hold. Imens må resten vente.

Det har været svært at finde et flyttefirma, der kan løfte opgaven alene. Men I har da fundet et godt flyttefirma i Aarhus, som også har en afdeling i Randers. De vil forsøge at kalde ekstra mandskab ind i den uge, hvor den første flytning skal foregå. Og I kan godt se, at de får ualmindeligt travlt. Selvom det nye rådhus er fint, så vil der være brug for, at flyttefolkene hjælper til med at få sat kontormøbler, skabe og kabinetter op. De må i nogle tilfælde også hjælpe med at få reguleret placeringen af belysningskilder. Det bliver et kæmpe roderi og et kæmpe arbejde. Men heldigvis har flyttefirmaet givet tilsagn om, at de er der hele vejen igennem.

Noget skal væk

Og ja, byrådssalens nye møbler betyder jo, at de gamle møbler skal skaffes af vejen. Nogle af rådhusets medarbejdere har allerede sagt ja tak til at kunne købe et møbel fra den gamle byrådssal. De gamle borde bliver jo anset for værdifulde samlerobjekter. Nogle af de resterende skal flyttes ud til nogle af kommunens kulturinstitutioner. Når afdelingerne, der beskæftiger sig med borgernes behov, er kommet på plads, skal processen så gentages for de afdelinger, der beskæftiger sig med erhvervslivets behov og udvikling.

Der vil være noget mere ro på. Men der vil givetvis også være elementer af panik og givetvis, også uheld. Heldigvis har flyttefirmaet i Århus sørget for, at der er forsikring, så hvis uheldet skulle ske, så vil der være dækning. Det eneste, der ikke er kommet helt på plads endnu, er, hvornår borgmesterens kontor skal flyttes. Han er jo en meget aktiv mand – og det har bare været fuldkommen umuligt at få fat i ham, så I lige kunne tjekke det med ham. Og får I ikke fat i ham, ja så tager du ansvaret og sørger for, at hans kontor bliver flyttet samtidigt med alle borger-afdelingerne. Du må derfor stole på, at han sekretær kan finde ud af at kommunikere med flyttefirmaet, så der ikke siver sensitive informationer ud ved et uheld. Sekretæren kan nemlig være lidt for snakkesalig.